Vencendo os desafios do home office

O que estamos vivenciando agora é que algo que era tendência e virou formato, padrão. A tecnologia já havia estendido além do horário e da sede física, o trabalho. Quem nunca parou numa fila de supermercado e não respondeu a um e-mail ou WhatsApp? A coisa já saiu dos muros e do contrato formal faz tempo… 

Além disso, as pessoas querem recuperar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, e a flexibilidade da jornada e do local é um desejo e tendência recorrente. 

O que ninguém esperava é que isso viesse de uma vez só. São 3 os principais desafios do trabalho remoto: a criação de vínculo com o time, a colaboração e a liderança. 

Então, para vencer essas barreiras, seguem algumas dicas para acelerar sua curva de aprendizagem. Bora lá! 

• É fundamental ter metas, prazos e objetivos muito claros

Todos os princípios da gestão por metas, de métodos ágeis, sprints, scrums, metodologia lean, valem para cá também. A medida do trabalho não é mais o horário e sim a entrega.

Para isso é necessário que os objetivos e as instruções em relação ao prazo e como a atividade será acompanhada tem que estar muito claramente definidas. A chave está no equilíbrio entre explicar com muitos detalhes ou sonegar informações.

Lembre-se home office é para adultos, e não cabe muito para adultos serem vigiados. O que se faz é acompanhamento. Para tal, é fundamental que líderes passem os objetivos, a maneira que será mensurado (de preferência, quantitativamente), o prazo e check points e o colaborador tem que ter a certeza que entendeu. 

• Lá vem ela de novo: comunicação 

Comunicação não é o que o emissor fala, e sim o que o receptor entende. Nem sempre o que se diz é entendido pelo outro da forma como se imaginava ao transmitir a informação.

A comunicação contém duas mensagens: a emitida e a que de fato a outra pessoa entendeu. O significado da mensagem não está com quem transmite, e sim com quem recebe, ou seja, comunicação não é o que o comunicador emitiu e sim o que seus ouvintes entenderam.

E de verdade, mesmo presencialmente, quantas vezes ao terminar uma reunião você se certifica se o outro entendeu exatamente o que você quis dizer? Então mais do que nunca é fundamental checar o entendimento, tendo assim a possibilidade de alinhar algum desvio. 

• Prefira o vídeo 

Ele com certeza auxilia na comunicação. Nela, é necessário conjugar habilidades para unir o conteúdo com a forma que passamos. E este é um processo que se dá de modo verbal, escrito ou corporal.

Aliás, os elementos não verbais da comunicação inclusive pesam mais do que o conteúdo em si. Pesquisas demonstram que 55% do processo de transmissão da informação está nos gestos, nas expressões faciais, na postura.

Gestos, por exemplo, são capazes de criar códigos. 38% está relacionado a forma de falar, na entonação, volume, ritmo da voz, e apenas 7% está ligado ao conteúdo, as palavras em si. (Albert Mehrabian, 1950). Por isso, prefira utilizar toda a potência da comunicação.

Hoje são inúmeras as ferramentas, e a grande maioria possui versões gratuitas, para comunicação por vídeo com de grupos que podem chegar até mesmo a centenas de pessoas. Algumas estipulam inclusive tempo, o que é ótimo para manter a objetividade. 

• Levanta e tira o pijama! 

Não é porque você está em casa que não há um ritual a ser seguido. Pelo amor de Deus, ficar de pijama só quando estamos doentes e não queremos nem ouvir falar nisso. O pijama dá preguiça. Mantenha sua rotina. Se você vai conseguir fazer o que tem que ser feito em algumas horas, ótimo tire essas horas pra você. Se quiser tirar um cochilo, tá ótimo.

Mas é importante que o resto do time saiba os horários em que você está disponível e aqueles que você não está. Outra dica importante é tentar, na medida do possível do seu espaço, ter um local para trabalhar.

Ficar deitado no sofá só vai te deixar todo torto, cheio de dor na lombar ou na cervical. Quarto é para descansar, prefira outro ambiente, com mesa, cadeira e seus gadgets (computador, celular, tablete, etc…).

Via de regra, quanto menos interrupções, maiores as chances de aumentarmos a concentração e sermos mais produtivos, ou seja, faremos mais em menos tempo. 

• Que se dane a motivação! 

Motivação é importante, mas não é tudo. Ninguém motiva ninguém. Motivação é algo intrínseco e não extrínseco. O que motiva João não necessariamente é o que motiva Maria e vice-versa. O que se pode aumentar é o grau de engajamento que os indivíduos têm em relação as tarefas.

Para aumentar o grau de engajamento, é necessário que as pessoas entendam qual é a responsabilidade que ela tem, o como e quanto é importante para o todo, o que ela vai fazer. Foco e disciplina é que são fundamentais.

É óbvio que com motivação fica mais fácil, mas a sua responsabilidade não mudou porque você está trabalhando de casa. A entrega tem que ser feita com ou sem motivação. Você perde o prazo, erra na qualidade, por falta de disciplina e não de motivação.

É na adversidade que de fato aprendemos, a resiliência ensina, a gente sabe que tem que fazer e vai lá e faz, gostando ou não, motivado ou não. O que nos impede de dar o melhor é a falta de foco e disciplina. É claro que é importante gostar do que se faz, mas mesmo amando o que fazemos, realizamos uma série de coisas sem a menor vontade. Estar em HO neste momento é sinal de cuidado e respeito por você. 

• Não há máquina de descontaminação de meio ambiente 

Nem quando você vai de casa para o que seria uma sede física, e nem quando a seu local físico é sua casa há uma máquina de descontaminação de meio ambiente que faça que você ora seja profissional, ora você seja pessoal.

Quem nunca discutiu com um cônjuge, filho, parente por telefone, de uma forma mais exasperadas e provocou olhares alheios? A recíproca também é verdadeira. Pode acontecer de no meio de uma reunião por vídeo, seu cachorro latir, seu filho entrar no espaço que você destinou para trabalhar. Não precisa ficar constrangido. Encare com naturalidade. Não é isso que vai mudar a avaliação que fazem a seu respeito. Você será melhor ou pior avaliado dada a sua capacidade de entregar o que você se comprometeu a entregar, no prazo e com a qualidade requerida. Então se algo inusitado acontecer, relaxe. Que tal rir da situação?  

• Quem disse que não é para ter troca? 

Muitos acham que o trabalho remoto é algo solitário. Nunca! Mais do que nunca a troca é importante. Inclusive é recomendado que reuniões rápidas ocorram diariamente, no começo do dia, visando organizá-lo, confirmar prazos, pedir ajuda, enfim, o que aconteceria ao longo do dia, de maneira desestruturada e esporádica, condensada nos primeiros 20, 40 minutos do dia. Se for o caso, faça outra no final do dia, para manter o follow up, para planejar o dia seguinte.

Também é válido consultar um par, desenvolver parte da atividade em conjunto, exatamente como você faria no dia a dia. Use e abuse de ferramentas de colaboração, como por exemplo o slack. Aqui mais uma vez existem versões gratuitas. Por que não, ter uma sessão de feedback remoto? Em que tábua de “mandamento organizacional” está escrito que não pode? Inovação é algo que para acontecer precisa ter troca, interação entre pessoas. Por que não ter grupo de brainwriting (brainstorming escrito em post-its) por vídeo? 

• Cuidado com o ego 

É da nossa natureza nos sentirmos inseguros diante de algo que é novo, desconhecido. Para muitos o home office pode ser uma novidade e é natural que isso gere alguns desconfortos. Só toma cuidado com a paranoia. 

Temos uma tendência a ser mais controlador quanto maior for nossa insegurança. Funciona assim: começo a fazer algo que é desconhecido para mim, me torno inseguro por não dominar o modo, fico mais controlador e acabo caindo em fantasias do tipo: ninguém está me procurando? Ninguém me acionou? O home office gera tanto para gestores quanto colaboradores uma capacidade maior de organização e de planejamento. Não vai dar pra recorrer a alguém a toda hora, a qualquer tempo. Prioridade é uma palavra que só deveria existir no singular. Quem tem mais de uma prioridade não tem nenhuma. 

Portanto, o trabalho remoto exige muito mais capacidade de planejamento e organização. Faça listas, abuse de aplicativos, post its e todas as ferramentas, seja do mundo digital, seja do mundo analógico para te ajudar a manter o foco e a disciplina. 

• O corpo é igualmente importante 

Tão importante quanto manter a rotina de trabalho é manter a rotina de pausas. Tem que levantar, se esticar, beber água e pra quem gosta, o cafezinho é fundamental.

Na empresa você levanta, vai ao banheiro, joga um pouco de conversa fora com alguém, realiza algumas atividades como pagar uma conta, etc. No trabalho remoto, é a mesma coisa. Às vezes empacamos para encontrar uma solução para algum problema.

Diversas pesquisas demonstram que a pausa, o afastamento, muitas vezes é o que vai fazer com que tenhamos o insight, que consigamos achar a solução. Domenico de Masi já pregava o ócio criativo. Reserve momentos na sua nova rotina para as pausas. Acredite, elas são fundamentais para que você possa manter o foco nos momentos de dedicação as atividades.

O ideal é que essas pausas sejam feitas a cada intervalo de 1:30/2:00 horas e que sejam de até 15 minutos. Isso sem esquecer o horário da refeição. E não menos importante, se é hora de parar, pare. Aqui também tem fim de expediente. 

• Agora não tem mais jeito: becoming digital 

Que tal aproveitar o tempo para aprender? Para ler aquele livro que não dava tempo, para fazer aquele curso on-line? Quantas coisas existem gratuitas ou com baixíssimo custo, de excelente qualidade na internet? Que tal aprender sobre novas ferramentas? Novas metodologias? Será que não dá pra ser eficiente utilizando outros métodos e ferramentas do que aquelas que estou acostumado.

É fato que nossa natureza não é a da mudança. Nosso cérebro funciona sobre o princípio da economia psíquica. Uma vez que as sinapses dessa incrível máquina percorrem um caminho, uma espécie de gatilho automático se fecha. É por isso que mudamos de casa e continuamos a acender a luz no lugar onde era na casa antiga e não na casa nova. Mudar é difícil e exige foco e disciplina. Você terá que fazer um esforço extra para ser digital. Cada um se adapta de uma forma.

Aproveite a oportunidade que o trabalho remoto te dá de fazer deste processo de aprendizagem algo pessoal, em pequenas doses e no seu horário de conveniência. O aprendizado pode e deve ser algo que se dá no flow do trabalho. BTW, isso é ser digital. 

• Essa é para gestores 

Existe um jeito diferente do seu de fazer uma atividade. Foque na entrega, no resultado e não no caminho. Cada um faz de um jeito. Gestores terão que aprender a delegar. 

Delegue responsabilidade e autoridade, não somente a tarefa. Desse modo você corre o maravilhoso risco de se subordinar ao seu subordinado, e esse deve ser o objetivo de cada gestor. Formar e desenvolver alguém melhor do que ele próprio, isso atende pelo nome de formação de sucessores. E uma vez delegado, desapega.

A pior coisa que pode haver para o desenvolvimento e engajamento de um subordinado é a delegação reversa, ou seja, tirar dele uma entrega que havia sido delegada. Lembre-se, foi você quem escolheu o que ia entregar para quem ia entregar. Se precisa de resultado rápido, tem que entregar a responsabilidade para aquele que está mais preparado tecnicamente. Se por outro lado é algo que você tem mais tempo, aproveite para desenvolver alguém do time em determinada habilidade.

A gente só consegue delegar algo para alguém que a gente confia que vai realizar. Que tal aproveitar a oportunidade para ter conversas de carreira individuais com a rapaziada e dessa forma conhecer melhor anseios e skills de cada um para poder delegar com mais precisão? 

“Trabalho é o que você faz, não um lugar aonde tem que ir. Nossa proposta de valor é clara e simples: permitir que os membros da nossa equipe façam seu melhor trabalho, independentemente de onde e quando.” Mohammed Chahdi – Diretor Global de Recursos Humanos da Dell